Melhores práticas para se comunicar com os clientes

A comunicação é um dos principais componentes para garantir que os clientes e contratados estejam satisfeitos com o resultado de um projeto. Os projetos de construção podem mudar rapidamente à medida que o progresso é feito, e os soluços devem ser esperados ao longo do caminho. Consequentemente, a comunicação entre ambas as partes é vital.

Profissionais de construção experientes sabem que se comunicar efetivamente com os clientes e mantê -los atualizados pode evitar erros caros, aumentar as oportunidades de negócios repetidas e levar a melhores financeiras gerais para a empresa. Aqui estão algumas das melhores práticas para os contratados ao se comunicar com os clientes.

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• Estabelecer metas e expectativas claras
• Estabelecer uma linha de comunicação
• Use o software de construção
• Use resolução proativa de problemas
• Mantenha os clientes atualizados
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Estabelecer metas e expectativas claras

"O componente mais essencial ao se comunicar com seu cliente é garantir que você esteja na mesma página antes do início do projeto", diz Nick Miller, um empreiteiro de construção de casas da Contractoradvisorly.

“Uma maneira de garantir que você esteja focado nos mesmos objetivos é agendar uma reunião de pré-construção, onde você analisa os materiais, a linha do tempo e os objetivos do projeto. Ao garantir que você e o cliente tenham um esboço claro de como o projeto prosseguirá e quais são os objetivos, você se prepara para o sucesso.”

Estabelecer expectativas com seu cliente é fundamental, diz Rachel Street, apresentadora de TV de Philly Revival e Presidente da Hestia Construction, LLC.

"Você deve dizer ao seu cliente como você espera encontrar um canteiro de trabalho antes mesmo de começar", diz ela.

“Todos nós já estivemos lá: você aparece na demonstração e descobre que o cliente nunca removeu seus móveis e pertences. É importante abordar isso antes mesmo de começar colocando uma disposição em seu contrato de que o cliente deve remover tudo antes de começar. Caso contrário, você cobrará uma taxa para mover os itens para eles e não é responsável por danos a qualquer coisa que resta no local.”

Ao definir expectativas e diretrizes no início, você ajuda a evitar surpresas indesejadas para ambos os lados.

Estabelecer uma linha de comunicação

Em qualquer projeto, designar uma pessoa como o contato principal do cliente. Alissa Thompson, vice -presidente da Cornerstone Managing Partners, uma empresa de gerenciamento de construção, diz: “Uma das coisas mais frustrantes para um cliente é não saber quem entrar em contato ou ter algo que eles disseram a uma pessoa não ser compartilhada com outra pessoa. Normalmente, existem várias pessoas envolvidas em um projeto e, escolhendo um ponto de contato, você evita qualquer falha de comunicação entre você e o cliente.”

Street acrescenta: “Escrevo meu contrato que toda a comunicação sobre o trabalho deve passar por mim diretamente e não através de meus funcionários ou subcontratados. Este é um ponto muito importante, porque às vezes os clientes podem falar com um funcionário sobre trabalho adicional ou uma mudança, mas nunca é comunicado a você. O mais fácil é dar ao cliente um ponto de contato responsável por lidar com todas as suas preocupações, seja você ou outra pessoa que você designar.”

Use o software de construção

Você pode encontrar software para ajudá -lo a fazer praticamente qualquer coisa na indústria da construção. Você pode usá -lo para impressionar seus clientes e ganhar projetos, fazer estimativas precisas em sua oferta e manter os clientes informados sobre o progresso de seu projeto.

"A tecnologia está lá para usar em nossa vantagem", diz Thompson. “Enquanto esboços e plantas costumavam ser suficientes, as expectativas dos clientes são muito maiores agora. Forneça renderizações 3D do projeto no começo para realmente impressionar seus clientes e ajudar a proteger projetos. Este pequeno toque será o que o diferencia e garante que o cliente entenda completamente como tudo vai parecer.

“Além disso, tire fotos à medida que as coisas progridem. Isso é especialmente ótimo se seus clientes não estiverem na área e permite que eles vejam em primeira mão como as coisas estão indo.”

Adicionar Miller: “Usando software de gerenciamento de projetos de construção como BuilderTrend ou Procore, não apenas facilitamos a vida para nós mesmos, mas também ajuda a mostrar aos clientes como um projeto está progredindo. Com esse tipo de software de construção, podemos criar perfis onde nossos clientes podem ver o progresso que está sendo feito para o trabalho e ver atualizações visuais sobre ele. Eles não precisam aceitar nossa palavra para isso, podem ver facilmente por si mesmos, dando -lhes tranquilidade.”

Use resolução proativa de problemas

Jennifer Fiorenza, diretora de projeto da TheEnglishContractor, sugere: “Não seja alarmista nas comunicações. Se e quando surgir um problema, aborde o cliente com soluções bem pensadas, não apenas problemas.”

Fiorenza lembra um projeto em casa, onde os trabalhadores notaram que o forno estava prestes a sair. "Isso adiciona uma grande despesa a um projeto já extenso", diz ela. “No entanto, não apenas abordamos o cliente com a notícia de que havia um grande item de linha para adicionar ao orçamento, mas tínhamos um plano para realocar o forno do primeiro andar para o porão e transformar a antiga sala de utilidade em um quarto para os cães do cliente. Conseguimos usar alguns pisos e materiais extras da cozinha e do banheiro para completar a nova sala de cães, por isso não exigiu muito mais investimento de nosso cliente.

“Pensar em soluções em potencial além do grande problema que identificamos percorre um longo caminho. Nossos clientes vêem que somos solucionadores de problemas e lá para ajudá -los, não apenas para ganhar dinheiro.”

Mantenha os clientes atualizados

No mundo da construção, onde as coisas podem mudar diariamente, manter seus clientes atualizados é essencial para manter um forte relacionamento com eles. Se eles tiverem alguma preocupação ou reclamação, a comunicação rotineira ajuda a evitar mudanças drásticas nos requisitos posteriormente.

"Nossos projetos são gerenciados pelos diretores do projeto, que mantêm contato constante com os proprietários durante o processo de construção, mantendo -os informados a cada passo do caminho", explica Fiorenza. “Um projeto de melhoria da casa pode ser perturbador e estressante. Gostamos de fazer todo o possível para garantir que nossos proprietários se sintam confortáveis. No final de cada semana, cada proprietário recebe um email de atualização que inclui todo o trabalho concluído naquela semana, problemas pendentes e próximas etapas.”