Como organizar e armazenar documentos importantes em casa

Parabéns! Você comprou uma casa, tornando você o orgulhoso proprietário de um pedaço de imóvel e pilhas de papelada para acompanhá -la.

Desde o início da sua pesquisa em casa até o dia de encerramento, sua jornada de compra em casa criou uma trilha de pão de formulários, cartas, relatórios, acordos, contratos e outros documentos. E esse estoque crescente de papelada não diminui quando você recebe as chaves.

Propriedade da casa significa um fluxo infinito de tudo, desde os novos manuais de operação de aparelhos até licenças para trabalhos futuros de reforma, todos os quais precisam ser armazenados com segurança, para que você sempre possa encontrar o que está procurando, com facilidade e sem estresse.

Você pode estar se perguntando se pode ficar sem papel e armazenar alguns documentos apenas digitalmente. O armazenamento digital é um bom backup para documentos importantes. É mais fácil pesquisar seus arquivos de computador por nome para localizá -los rapidamente. Mas você ainda precisará manter as cópias originais da maior parte da sua papelada.

Digitalize registros financeiros, declarações fiscais, contratos, projetos de lei e recibos e até documentos pessoais importantes, como passaportes e atestados de nascimento e óbito, para ter uma cópia facilmente recuperável. Mas depois de armazenar essas cópias digitais na nuvem, um disco rígido externo ou um DMS (sistema de gerenciamento de documentos), você ainda precisará arquivar e armazenar com segurança os originais.

Para evitar se afogar em um rio de papel, crie um sistema para organizar e armazenar documentos importantes como parte de se estabelecer em sua nova casa. Aqui estão algumas dicas para você começar.

Nesta página

• Reúna seus documentos importantes
• Configurar um sistema de arquivamento
• Escolha onde e como armazenar seus documentos
  • Caixa de banqueiro
  • Lixeira de plástico
  • Gabinete de arquivamento
  • Caixa de segurança em casa ou bloqueio

Reúna seus documentos importantes

O primeiro passo pode ser o mais tedioso, mas também o mais importante - obtenha todos os seus documentos em um só lugar para que você possa arquivar e armazená -los com segurança. Exemplos dos tipos de registros relacionados à casa e outros trabalhos que você deve montar incluem:

• Contrato de agente do comprador;

• Acordo de compra;

• Adendos, emendas ou pilotos;

• Divulgações do vendedor;

• Relatório de inspeção residencial;

• Divulgação de fechamento;

• Apólice de seguro de título;

• Escritura de propriedade;

• Contrato de hipoteca;

• Garantias domésticas e de produtos para sistemas como aquecedor de água, forno e aparelhos principais;

• Manuais operacionais de sistema e eletrodomésticos;

• Planos de construção e licenças para remodelamentos anteriores;

• Arrendamentos e contratos transferíveis do vendedor, eu.e. um arrendamento do sistema de energia solar;

• Contratos de serviço e recibos para atendimento ao gramado, manutenção de piscinas, etc.

Desde que você esteja reunindo documentos importantes da compra da sua casa para organizar e arquivar, considere aproveitar esta oportunidade para montar outros documentos que você pode querer manter em um local seguro e facilmente acessível. Aqui está uma boa lista de verificação:

• Certitos de nascimento e óbito;

• Licenças de casamento;

• Cartões de segurança social;

• Passaportes;

• Vontade;

• Registros médicos;

• Apólices de seguro;

• Documentos de automóveis;

• Documentos do cartão de crédito;

• Documentos de investimento;

• Documentos de empréstimo;

• Registros bancários;

• Registros de imposto;

• Transcrições e diplomas;

• Contas mensais e recibos.

Configurar um sistema de arquivamento

Depois de reunir todas as suas compras em casa e outros documentos em um só lugar, reserve algum tempo para classificá -los. Divida -os em pilhas com base na ordem de importância, com coisas como certidões de nascimento, cartões de previdência social e atos de propriedade, ocupando o primeiro lugar e registros fiscais e transcrições antigos definidos para o lado.

Em seguida, dê uma olhada nessas montanhas de papel de baixa prioridade e desfie e jogue o que puder para eliminar a desordem. Papelada que ficou em excesso inclui as boas -vindas:

• Extratos bancários impressos com mais de três anos;

• Extratos de cartão de crédito (mantenha aqueles relacionados a grandes compras para prova de pagamento);

• Declarações fiscais com mais de sete anos;

• Contas e recibos com mais de três anos;

• Contratos de serviço expirados, políticas, garantias e arrendamentos.

Suas pilhas de papelada abatidas agora podem ser organizadas de uma maneira que faça encontrar um documento específico no futuro rápido e intuitivo. Isso pode ser alfabético ou cronológico, embora a maioria das pessoas ache que a apresentação de documentação pelo assunto faz mais sentido. Portanto, todos os registros pessoais vão em um arquivo, registros bancários em outro, documentos de compra de residências em um terceiro e assim por diante.

Considere adotar um sistema codificado por cores para documentos relacionados ao grupo. Com este sistema, você pode encontrar a categoria geral de documento que está procurando de relance, mas evite o problema de superar uma única pasta de arquivos com centenas de folhas de papel.

Atribua uma cor primária a uma categoria de arquivos (vermelho para a casa, por exemplo), com os documentos mais importantes nessa categoria na pasta mais brilhante (relatório de inspeção residencial, escritura de propriedade). Em seguida, quebre a categoria arquivando documentos secundários, mas relacionados em pastas de diferentes tons da mesma cor (rosa para garantias, manuais de operação e contratos de serviço, por exemplo).

Lembre-se de que quanto mais você divide seu sistema em categorias e subcategorias, menos demorados e frustrando o processo de rastrear documentos específicos estará no futuro. Para acompanhar o seu sistema, crie um índice de arquivo simples com um índice para garantir ainda mais que você não prenda ou desperte nenhum documento importante.

Escolha onde e como armazenar seus documentos

Você pode ficar tentado a empilhar seus arquivos em uma caixa e dobrá -lo em um canto do sótão ou do porão. Lembre -se de que muitos documentos importantes são difíceis e caros de substituir se forem danificados por água, calor ou roedores.

Em vez disso, encontre um local em uma sala com uma temperatura relativamente constante que não é propensa a inundações, calor extremo ou frio ou pragas. Um escritório em casa, armário de armazenamento ou mesmo debaixo da cama funciona bem.

Existem vários recipientes que você pode usar para armazenar documentos importantes em casa, desde caixas de banqueiro da velha escola até um cofre à prova de fogo. Aqui estão quatro sistemas de armazenamento que podem funcionar para você:

Caixa de banqueiro

A solução mais simples, mas menos segura, a caixa de um banqueiro é simplesmente uma caixa de papelão projetada para manter as pastas de arquivo. Inclui uma tampa resistente e orifícios de manuseio para facilitar o acesso e as prateleiras.

Embora a caixa de um banqueiro seja um método de armazenamento econômico e sem gravação, o papelão não protege os documentos de incêndio, água ou roedores, e não há como travar a caixa para se proteger contra roubo. Você pode usar uma caixa de banqueiro para documentos de baixa prioridade, mas seus documentos mais importantes devem ser armazenados em um contêiner mais seguro.

Lixeira de plástico

Como uma caixa de banqueiro, uma lixeira simples é uma maneira barata e fácil de armazenar documentos pessoais de baixa prioridade. As caixas de plástico são feitas para empilhamento, portanto, essas podem ser uma solução conveniente quando você tem um grande número de arquivos e espaço limitado. Embora esse método de armazenamento ofereça proteção limitada contra inundações e roedores, ele não é à prova de fogo e não pode ser bloqueado.

Gabinete de arquivamento

Os armários de arquivamento doméstico vêm em vários estilos para combinar com a decoração do interior de sua casa e podem se encaixar em um grande número de arquivos em várias gavetas. Você pode escolher um modelo com uma trava para alguma proteção limitada contra roubo, e alguns tipos de arquivos são resistentes ao calor em caso de fogo.

Os armários de arquivamento são uma excelente solução para todos, exceto seus documentos pessoais mais importantes e difíceis de substituir. No entanto, em caso de inundação, os documentos armazenados na gaveta mais baixa podem sustentar danos causados ​​pela água.

Caixa de segurança em casa ou bloqueio

O método mais seguro de armazenar seus documentos importantes em casa é em uma caixa de bloqueio em casa ou de bloqueio que é à prova de fogo e resistente à inundação. Você pode optar por uma pequena caixa de bloqueio para armazenar seus documentos de prioridade mais alta - certidões de nascimento e casamento, passaportes, cartões de previdência social, vontade e ação doméstica - combinados com um gabinete de arquivamento doméstico trancado para a papelada restante.

Não importa em qual método de armazenamento você se contenha, certifique-se de fazer backup de cópias de todos os seus documentos pessoais e relacionados à casa importantes digitalmente. Armazene -os na nuvem, em uma unidade flash USB mantida em uma caixa de depósito de segurança ou com um advogado ou amigo de confiança.